Warum Microsoft-Word-Dokumente nichts in Email-Anhängen zu suchen haben
Posted on | August 16, 2006 | 2 Comments
Microsoft Word ist bereits seit vielen Jahren das weltweit am meisten verbreitete Textverarbeitungsprogramm. Für technisch weniger versierte Nutzer ist es häufig sogar das einzig bekannte Programm zum schreiben von Briefen und anderen Dokumenten.
Die hohe Verbreitung und Bekanntheit dieser Software mag ein wesentlicher Grund dafür sein, dass es immer häufiger vor kommt, dass „doc“-Dateien, wie das Format von Microsoft-Word heißt, per Email versendet werden. Das „doc“-Format wird so auf eine Art verwendet, für die es eigentlich nicht vorgesehen ist.
Vielleicht denken Sie jetzt, dass das ja egal wäre, weil es doch funktioniert und sowieso jeder Microsoft Word hat. Doch genau diese Annahmen ist nicht richtig:
- Word wird – wie Microsofts ganzes Office-Paket – nicht für jedes der gängigsten Betriebssysteme angeboten. Das bedeutet, dass eben nicht jeder überhaupt eine Chance hat, Word zu benutzen.
- Microsoft hält die Spezifikationen seiner Formate geheim. Daher sind alternative Schreibprogramme oft nicht in der Lage, „doc“-Dateien korrekt zu öffnen oder zu bearbeiten.
- Word ist nicht gleich Word – Microsoft verändert von Zeit zu Zeit sein „doc“-Format, was dazu führt dass manche Dokumente, die mit neueren Versionen von Word geschrieben werden nicht mehr korrekt von älteren Word-Versionen gelesen werden können.
- Microsoft Word passt jedes „doc“-Dokument „heimlich“ an die individuellen Druckeinstellungen des Rechners an. Das kann dazu führen, dass Word-Dokumente auf zwei verschiedenen Rechnern, die die selbe Word-Version benutzen trotzdem verschieden aussehen können.
Sie sehen also: Das Word-“doc“-Format ist eigentlich nicht geeignet für den Datenaustausch per Email (per USB-Memory-Stick oder andere Methoden natürlich genauso wenig).
Darüberhinaus gibt es gute Gründe, „doc“-Dateien nicht ungefragt auf dem eigenen Rechner empfangen oder senden zu wollen:
- Microsoft Word speichert sämtliche Bearbeitungsschritte in seinen Dokumenten-Dateien ab. Verschicken sie Ihr Dokument an jemanden, dann kann er (bei Kenntnis dieser Praxis) problemlos alle jemals getätigten Veränderungen innerhalb dieses Dokuments nachvollziehen. Auch Informationen, Worte, Sätze, die Sie möglicherweise extra deswegen entfernt hatten, um Sie dieser bestimmten Person gerade nicht zu zeigen (man denke z.B. an Verträge oder Ähnliches).
- Word-Dateien können Programmcode enthalten, der bei Öffnen der Datei automatisch ausgeführt wird. Dies kann zu Arbeitserleichterung führen, indem bestimmte Arbeitsschritte automatisiert werden. Leider kann diese Funktion aber genauso gut missbraucht werden und so gibt es mittlerweile immer mehr als Word-Dokument „getarnte“ Makroviren und Trojaner, die unsere Computersysteme beschädigen oder ausspionieren können, nur weil wir ein Word-Dokument zuviel geöffnet haben.
- Word-Dokumente sind – verglichen mit anderen Formaten – extrem groß. Das „doc“-Format ist aufgebläht und ineffizient, der enthaltene Text ist mitunter nur der kleinste Teil einer Word-Datei. Daher können Word-Dokumente ganz schnell mal unerwartet viel Platz auf der Festplatte belegen. In Zeiten, in denen 300 Gigabyte-Festplatten keine Seltenheit mehr sind ist das vielleicht eher unbedeutend. Doch für die vielen Millionen Menschen, die nach wie vor gezwungen sind, solche Dateien über ein 56k-Modem oder eine 64k-ISDN Verbindung aus ihrem Email-Postfach herunterzuladen, werden schon Dateien mit größen von 1 Megabyte zu einer quälenden und zeitfressenden Angelegenheit – besonders, wenn man noch andere, möglicherweise wichtigere Emails erwartet.
All diese Probleme gelten übrigens nicht nur für Microsoft – auch andere kommerzielle Programme wie z.B. „WordPerfect“ haben Formate mit ähnlichen Problemen.
Bleibt die Frage: Wie kann man denn sonst fertige Dokumente verschicken?
Zunächst einmal gilt, dass Sie selbstverständlich weiterhin das Programm Word benutzen können. Sie können auch weiterhin das Format „doc“ verwenden. Doch immer, wenn sie anderen eine Datei senden oder auf andere Art übermitteln möchten, sollten Sie dafür lieber andere Formate nutzen.
Bei der Entscheidung, welches Format für welchen Zweck das richtige ist, hilft Ihnen folgende Liste:
Sie möchten reinen Text ohne Formatierungen versenden
also kein Fettdruck, keine Kursivschrift, kein Schriftartwechel oder verschiedenen Farben usw.
In diesem Fall wäre das Anhängen einer Datei mehr Arbeit als nötig, kopieren Sie Ihren Text lieber direkt in die Email oder schreiben sie ihn von vornherein als Email. Das ist die einfachste Methode und darüberhinaus sehr schnell.
Der Empfänger kann, wenn nötig, diesen Text dann wiederum aus der Email in seine Textverarbeitung kopieren und damit arbeiten.
Vorteil: sehr schnell, von jedem Computer lesbar
Nachteil: wirklich nur reiner Text
Sie möchten Text mit einfachen Formatierungen versenden
Die einfachste Methode für diesen Fall ist eine Verwendung des HTML-Formats. Normalerweise wird es für die Darstellung von Text auf Websites benutzt, doch auch viele Email-Programme erlauben es, Email-Texte direkt mit HTML-Formatierungen wie z.B. „fett“, „kursiv“ und vielen anderen auszustatten.
Sie können auch komplette HTML-Dateien an Ihre Emails anhängen. HTML-Dateien können Sie übrigens auch mit Word erstellen (einfach beim abspeichern den „Dateityp“ in „Website (*.htm, *.html)“ ändern).
Vorteil: Einfache Verwendung, fast so universell lesbar wie reiner Text, jedoch…
Nachteil: …HTML wird von einigen Programmen nicht zu 100% nach Spezifikation benutzt, so dass im Einzelfall einige Formatierungen nicht so aussehen, wie sie es wünschen.
Sie möchten ein komplettes Dokument verschicken, dessen Layout (auch gedruckt) exakt so wiedergegeben werden soll, wie Sie es ausgearbeitet haben
Dann ist PDF das Format Ihrer Wahl. Gut möglich dass sie es bereits kennengelernt haben, denn PDF ist im Internet sehr verbreitet. Die Software, die benötigt wird um PDF öffnen zu können ist aus diesem Grund ebenfalls sehr verbreitet. Die Bekannteste Software dürfte der „Adobe Reader“ sein, der kostenlos per Download bei Adobe erhältlich ist. Eine alternatives Programm ist der „Foxit Reader“, der die selbe Funktion hat, aber nur etwa 1 MB groß ist.
PDF-Dateien können Sie mit Schreibprogrammen wie dem kostenlosen „Writer“ aus „OpenOffice“ sehr leicht aus jedem Dokument erstellen. Es gibt auch Zusatzsoftware, die wie ein Drucker benutzt wird und aus fast jeder Anwendung heraus PDF-Dokumente erstellen kann. Ein Beispiel hierfür ist der „PDF-Creator“, der ebenfalls kostenlos ist.
Vorteil: Layout bleibt zuverlässig erhalten, auch inklusive komplizierter Tabellenstrukturen oder Grafiken
Nachteil: PDF-Dokumente lassen sich nicht nachträglich bearbeiten
Sie möchten ein komplettes Dokument versenden, dessen Formatierungen erhalten bleiben müssen und das bearbeitbar sein soll
Für diesen Zweck wurde das „Rich Text Format“ (RTF) erfunden. Es handelt sich dabei um ein Datenaustauschformat, das von den meisten Textverarbeitsungsprogrammen unterstützt wird – auch von Word.
Vorteil: Sehr kompatibel zu vielen anderen Programmen und Systemen
Nachteil: Formatierungen sind nicht ganz so umfangreich wie bei Word
Weil das jetzt viel Text mit viel Information war, die Sie sich aber trotz des Umfangs gern zu eigen machen sollen, habe ich eine Kurzversion mit den wichtigsten Punkten erstellt. Diese können Sie sich hier als PDF herunterladen.
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September 9th, 2007 @ 15:29
Kann mir jemand einen Tip geben, wie ich Doc Dateien die in Emails gesendet worden sind, öffnen kann? Betriebsystem Windows Vista Premium, Adobe Reader 8.01, Adobe Acrobat 3D Version, MS Office 2007 und Win Rar vorhanden. Für Tip’s bin ich sehr dankbar!
September 10th, 2007 @ 11:46
Hm, draufklicken? Wenn Word installiert ist sollte das eigentlich funktionieren. Ich weiß natürlich nicht, ob die Email über Outlook angekommen ist oder ob sie erst noch auf den Rechner runtergeladen werden muss aber im Zweifel sollte draufklicken auf die Datei das gewünschte Ergebnis bringen.